Dirigir reuniones eficaces

cartas al ceo

QUERIDO CEO

Querido CEO, como bien sabes el tiempo es un recurso muy valioso. Muchos directivos se quejan de perderlo en reuniones aburridas, innecesarias o mal gestionadas ¿Qué puedes hacer para dirigir reuniones eficaces?

Lo primero es prepararla. Para ello, puedes plantearte cuestiones clave como ¿Cuál va a ser el objetivo?, ¿cómo podrás saber si se ha alcanzado?, ¿Quién debe asistir? ¿Se podría resolver sin reunirse? Las reuniones eficaces se producen cuando asisten las personas realmente esenciales para lograr el objetivo definido, y sobre todo cuando se toman decisiones. No sé si lo has experimentado, pero es muy frustrante emplear varias horas en reuniones donde se termina hablando de otros temas que no venían al caso y no llevan a ninguna parte y que no se decide nada. Además, si tu papel es dirigirla, no puedes dejarla en manos de discusiones improductivas, los egos de los participantes monopolizando la reunión u otros intereses. Cada participante debe respetar su rol y responsabilidad, resolviendo las diferencias de opinión con respeto. También debes promover las críticas constructivas y fomentar la participación de todos, evitando el miedo a mostrar opiniones.

En definitiva, las reuniones que presidas deben ser eficaces, para que los participantes salgan con la sensación de haber empleado su tiempo en algo útil para la empresa que lideras. Ten presente que al terminar la reunión, no ha concluido la esencia de la misma, que es hacer que las decisiones alcanzadas se hagan realidad y que se cumplan los hitos. Cada participante debe acatar las funciones que se le hayan asignado. Me despido, apreciado CEO, deseándote que pases unas felices vacaciones. Como te he dicho al principio de la carta, el tiempo es un recurso muy valioso y emplearlo en descanso y recargar las pilas para encarar el último trayecto del año, es una forma de apreciar su valor.